在宅勤務に慣れてきたものの、自己管理が上手くいかず、出社時よりも業務の効率が落ちた方が多いんじゃないでしょうか。オフィスでは、規則や周りの存在によって、自然と緊張感を持って仕事に取りかかれますが、在宅勤務になると自分をコントロールできない限りそうはいきません。
そこで、当記事では、自分の作業時間を計測して可視化できるサービス「Toggl Track」を紹介します。こちらを使えば、自分がどの作業にどれだけの時間をかけているか視覚的に把握することができるので、自己管理ができていない方は、一度自分を見つめ直すのに役立ててみてください。
Toggl Trackとは
1日の各作業にかかる時間を計測して視覚的に分析できるWEBサービスです。作業時間はサイト上から手動で計測する必要があるので、多少手間がかかりますが、使い方がとてもシンプルなので、誰でも気軽にお使いいただけます。また、Toggl Trackには無料プランと有料プランがありますが、作業時間を計測してデータを確認する程度であれば、無料版で十分です。
Toggl Trackのアカウントを作成する
Toggl Trackを使用するには、新たにアカウントを作成する必要があります。下記よりアクセスして、「Sign-up for free」をクリックしましょう。
Google等のアカウントを連携するか、メールアドレスで登録することが可能ですので、各項目を埋めて「Submit」を押すと登録完了です。これで使えるようになります。
Toggl Trackの使い方
Toggl Trackの使い方は非常にシンプルです。タスク開始と同時にタイマーで時間を測り、終了すればタイマーを止めるという動作を繰り返すだけです。これを繰り返すことで、作業時間を計測し、その日のタスクを洗い出すことができるようになっています。Slackに似た下記の画面で操作することができるので、より具体的な手順をみていきましょう。
タスクを入力して計測
まずはタスクを登録していきましょう。これから行うタスク（例：記事執筆）を画面上部に入力し、画面右上のボタンを押すと、タイマーがスタートして時間が計測されていきます。
最初は一日のタスク量を把握できていない方が多いと思うので、下記のように大雑把でも大丈夫です。
例：記事執筆、メールチェック、資料作成等
作業が終わった後は画面右上の停止ボタンを押しましょう。タイマーがストップして行った作業が追加されていきますので、この流れをタスクごとに繰り返していきます。
タスクが一覧で表示される
上記の手順でタスクの登録を細かく行っていくと、下記のように一日の作業が一覧で表示されます。
これがその日に自分が行ったタスクになるので、各作業にかかった時間を確認しましょう。また、自分の一日の業務を全て把握できていない場合は、これで一日の作業量を把握することができますので、今後のTo do list作成に活用してみてください。
タスクを分類して管理する
「記事執筆」のように大雑把にタスクを登録しても良いのですが、厳密には１つ１つの作業がもっと細分化されているはずです。その場合は、プロジェクトを作成して細かなタスクをまとめていきましょう。
今回はプロジェクト名を「記事作成」にして、3つのタスク（リサーチ、プロット作成、執筆作業）をまとめていきます。タスク名の右側に表示されているフォルダアイコンをクリックしてプロジェクトを作成し、それぞれに割り振っていきましょう。（「Projects」からも作成できます。）
割り振ることができたら下記のように色分けされて表示されます。
これで細分化されたタスクを整理することができました。分類の仕方は自由なので、「本業」と「副業」のように大雑把に分けても構いません。さらに整理したい方は、各タスクにタグをつけることも可能なため、活用してみるといいでしょう。
作業時間を確認する
タスクをある程度登録できたら、「Report」でさらに詳細なデータを確認しましょう。期間別にグラフで読み取ることができるので、一週間程度続けた後にこちらで確認すると、各作業の時間を把握できますね。
複数人で管理することも可能
Toggl Trackでは、他のメンバーを招待して複数人で管理することもできるので、少人数の会社やチームにも導入することが可能です。（無料版だと５人まで）また、その場合はワークスペースを新たに作成することも可能なので、自分と会社・チームでワークスペースを分けて管理するのもいいですね。
Toggl Trackで作業時間を計測してみよう
多少面倒なところもありますが、まずは1週間だけ日々の作業時間を計測してみましょう。後でレポートを見返すと、意外なことに時間を使っていたり、各タスクの作業時間を把握することができるので、今後の生産性を上げるためのヒントが見つかるかもしれません。
また、Toggl Trackはブラウザ上で使えるため、スマートフォンやタブレットから計測することも可能です。PCを常に持ち歩かない方はスマートフォンで計測してもいいですね。
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