タスク管理の目的は生産性向上にあります。自分が生産できる量と質をより向上させるためです。いわば、自分を「いい仕事をするロボット」に一時的に切り替える作業がタスク管理です。
日頃からタスク管理をする人かしない人かは、一度仕事で関わればわかる。というほどに違いが出ると言ってもいいでしょう。ゆえに、自分の仕事をよりよいものに変えていくには、日々のタスク管理はとても役立つのです。
本稿ではタスク管理の効果が高い理由、タスク管理の種類などを紹介しています。
目次
タスク管理（Todoリスト）とは
タスク管理（Todoリスト）とは、自分がやる作業をリスト化し、準備→実行→完了までの作業工程を管理することです。簡単に言えば、「やることリスト（Todoリスト）」を書いて、それを実行していくことです。タスク管理を上手に利用できれば、自分の作業にいち早く没頭できる状態になります。
タスクの管理手段はペンとノート、Webツールなど様々ですが、何がベストとかはなく自身のスタイルに合う手段を選ぶのが一般的です。
生産性向上に繋がる理由
タスク管理の効果
- 仕事の全体像の把握
- 適切な優先順位で実行できる
- 目的が「完了」になることによるスピードアップ
どんなタスクをいつ設定すべきか
- 作業に入る前にTodoリストを書く
- どんな小さな作業や用事も書く
- 出来たものから「完了済」にしていく
実行に移す順番（優先順位）
抱える案件・状況によって異なりますが、基本的に「すぐ終わるもの」から始めることが鉄則です。
- 急ぎ・すぐできる案件を先に終わらせる
- 中規模に時間がかかるものに取り掛かる
- 残った時間で大規模な案件・すぐやらなくていい案件に取り掛かる
Todoリストで生産性を上げるコツ
- タスクの記入に時間をかけない
- 無理な予定にはしない
- 記入したタスクは「必ずやる」と決める
- 優先順位を意識し、片っ端から終わらせていく
- 滑り込み案件も想定に入れておく
タスク管理の手段
タスク管理ツールを使う
Backlog
Web制作やソフトウェア開発のシーンでよく使われている「Backlog」。チームのプロジェクト管理に最適です。
asana
個人・チームで使える本格的なタスク管理ツール「asana」。「ボード」「リスト」「タイムライン」「カレンダー」など様々なタイプから選べます。
Evernote
高機能なメモ帳「Evernote」。スマホやPCなどあらゆるデバイスで同期してタスク管理できます。シンプルに使いたい人向け。
WordPressプラグインを使う
WordPressサイトに纏わる制作・コンテンツ作成であれば、WordPress内でチームのタスクを管理した方が「早くて見やすくて、いいことづくめなのでは？」という発想から生まれたWordPressプラグイン「Kanban Boards for WordPress」をご紹介します。 シンプルに...
Appleの「メモ」を使う
Apple製品のPCやスマホを使っている人は純正デフォルトツールの「メモ」をタスク管理として利用するのもありです。デバイス間で同期できるので、どこでもできるというのが大きな利点です。
「Evernote」より優れた点は、どれだけ使っても無料ということですね。
- PC/タブレット/スマホで同期
- 手描きもできる
- 究極的にシンプルだが高機能
上のキャプチャのように完了したらチェックを付けたり、削除してもいいですね。
紙に書く
実は筆者はノートにTodoリストを書いています。タスク管理ツールも使ってみたが、紙に戻ってきた。個人的意見ですが、ペンで書くがゆえに残タスクの意識が刷り込まれ、達成率が高くなるように思います。
- 手軽かつ自由に記述できる
- 打ち消し線を引くのが気持ちいい
- 残タスク達成の意識が強くなりやすい
チームでタスク管理する際の注意点
チームのタスク管理を円滑に進める10のチェックシート
チーム・プロジェクトのタスク管理をする際は、各人がタスクを完了していないと成立しません。よって、下記のチェック項目がすべて出来ていることが理想です。
| No. | チェック要件 | 判定 |
| 1 | 納期を設定したか？ | |
| 2 | 優先順位をつけたか？ | |
| 3 | 担当者ごとにタスクを振り分けられているか？ | |
| 4 | 急ぎ・即座にできる案件から取り掛かっているか？ | |
| 5 | 前倒し作業ができているか？ | |
| 6 | タスク管理自体に時間を取られていないか？ | |
| 7 | 難航し、作業が停滞している作業は後回しor納期変更できているか？ | |
| 8 | 納期に間に合わない場合、チーム内で事前に共有できているか？ | |
| 9 | 納期を過ぎた未完了案件はゼロか？ | |
| 10 | 実行済タスクの品質はチェックしたか？ |
言い換えれば、チェック要件の達成度の低いチームほどタスク管理するメリットはない、と言えます。なぜなら、それぞれがルールを守ることで成立するもので、達成度の低いとタスク管理業務自体に手間などのコストがかかるからです。
つまり、自然に各々がタスク管理に参加できていることが重要です。
タスク管理ツールが不要なこともある
そもそもチーム運営にタスク管理が必要かどうか、も議論の余地があります。
- 各個人が自分のタスクに責任をもっていれば、プロジェクトは円滑に回る
- 自分＆チームの二重の「タスク管理作業」が発生する
- どこかの工程が変わることで工期が変わることも多い
つまりは、優秀な人が集まるチームでは、タスク管理ツールは必ずしも必要ではないということです。プロジェクトへの参加人数が多ければ現実的ではないでしょう。しかし、少数精鋭のチームであればあえてプロジェクト管理用にツールを導入するメリットもないでしょう。
まとめ
タスク管理について解説してきましたが、個人の管理は生産性アップには必須であり、よりよい仕事をするために重要なことです。様々なタスク管理の手段がありますが、自分に合ったやり方を選びましょう。
しかし、チームのプロジェクト管理には、ツールを導入するメリットを検討する余地はあるでしょう。ツールを導入するにしても、それを使いこなせる下地が必要だったりするからです。
タスク管理のメリットを最大限に活かして、個人・チームの生産性を最大限にアップさせましょう。
