仕事でメールを使っていると、朝起きれば大量のメールが届いていたりするもの。その中には、要返信なものもあれば、読む必要のないものもあります。
たとえば、以下のようなメール。
- ECサイトから届く売上発生メールの処理
- メルマガのタグ付け
- 日報・定期連絡メールをアーカイブに入れる
- 迷惑・不要なメールの削除
読む必要がなくても、あとから参照する可能性があって、削除はできないメール。毎日届く迷惑メール。こういったものを手動でやっていては、手間がかかります。
そこで今回はGmailのフィルター機能について解説します。フィルターに登録しておくことで、毎回手動でやっているメール整理全般を自動的に行うことができます。
Gmailのフィルタリング機能
Gmailのフィルター設定では以下のことができます。
- 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
- 既読にする
- スターを付ける
- ラベルを付ける:
- 次のアドレスに転送する:
- 転送先アドレスを追加
- 削除する
- 迷惑メールにしない
- 常に重要マークを付ける
- 重要マークを付けない
- 適用するカテゴリ:
- 一致するスレッドにもフィルタを適用する。
迷惑メール、不要なメールは「削除する」を選ぶと、メールが届いた瞬間に自動的に削除されます。他にもラベル付けやアーカイブに入れたり、色んなアクションを実行できます。
ちなみに、Gmailのフィルター設定ができるのはブラウザのみで、アプリからはできません。PCやスマホのブラウザからGmailにログインしてください。当記事ではPC版のブラウザで解説しています。
活用例
フィルター設定の一般的な活用法はこちら。
- 定期連絡メールを「既読してアーカイブに入れる」
- 不要なメールを「削除する」
- メルマガを「ラベル付け」
- 特定の発信者からのメールを「転送する」
あなたの仕事環境によって、いろんな使い道があると思うので、ぜひ自動化を楽しんでみてください。
使い方
フィルターを設定する
ブラウザからGmailにログインし、Gmail内検索の「検索オプションを表示」します。
検索オプションを指定し、「フィルタを作成」をクリックする。
- From
- To
- 件名
- 含む
- 含まない
- サイズ
- 検索する前後期間
- 検索（検索範囲）
適用したいアクションにチェックを入れて、「フィルタを作成」ボタンをクリックすれば、完了です。
作成したフィルタを確認・編集する場合
作成したフィルタは「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」から確認できます。
ここからフィルターを編集したり、削除したり出来ます。
メールの自動振り分けで時短しよう
Gmailのフィルター機能は簡単にできるのでいいですね。しかも、結構いろんなアクションが自動化できます。
メール整理は日々の日課。この時間を1日あたり10分短縮できれば、1年間で60時間の節約になる。フィルター設定にかかる時間はたいしたことないので、これで浮いた時間を生産的なことに使えるというわけです。
ぜひ日々のメールを自動化して、時間を有効活用しましょう。
コメント