私たちは日常的に文字を入力しています。メールの返信や、資料の作成など、公私を問わず、文字を入力する機会は多いはずです。今回は、文章の入力や事務作業を簡単に効率化できる「ユーザー辞書」機能についてご紹介いたします。
ユーザー辞書の設定方法
ユーザー辞書とは、あらかじめ任意の文章や単語を登録しておいて、指定した文字を入力した時に簡単に変換できるようにする機能です。
例えば、「お」と入力するだけで、「お世話になっております。」と変換予測が出てくるような機能になります。ここではMacを例に説明しますが、Windowsにも似たような機能が搭載されています。
Macの場合は、上部のメニューバーに表示されている入力テキストの設定アイコン（「あ」や「A」となっている箇所）をクリックします。
上記箇所をクリックして表示される項目にある「ユーザ辞書」を押すと下記の画面が表示されます。
上記箇所で、「+」を押して「入力」と「変換」に任意の文字列を入力するだけでOKです。「−」を押せば登録したものを削除できます。
ユーザー辞書設定時のポイント
上記の設定を済ませておけば、以後簡単に変換できます。こちらでおすすめの設定例をご紹介いたします。
誤変換を防ぐために二文字以上で登録する
設定する際のポイントとしては、「入力」には一文字ではなく、できるだけ二文字以上で設定することをお勧めいたします。通常通り、文章を打つ際にも誤った変換になってしまう可能性があるからです。
例えば、「お」と入力して「お疲れ様です。」と変換されるように設定していると、「お世話になっております。」と入力したい際に誤変換することがあります。
以下のように設定しておくと問題は解消されます。
- 「おつ」→「お疲れ様です。」
- 「おせ」→「お世話になっております。」
文章以外も登録して効率化する
一般的な会社員であれば、会社名や、自分の電話番号、メールアドレス、WEBサイトのURLなどもよく使う情報かもしれません。先述のような定形文の他にも、以下のような情報を登録することもできるわけです。
- 「かぶ」→「株式会社デザインプラス」
- 「でんわ」→「080-0000-0000」
- 「めーる」→「staff@example.com」
- 「さいと」→「https://tcd-theme.com/」
このように登録しておけば、事務作業を効率化できる上に、電話番号やメールアドレスを間違うこともありません。業界によっては英単語、記号、サイトのURLなどを複数設定しておけば、効果的に活用できるのではないでしょうか。
まとめ
地味な機能ですが、意外と使いこなしている方は少ないかもしれません。普段から頻繁にメールを使ったり、文章を書くことの多い人は、大幅に作業効率をアップできると思います。
自動入力しても人間の手で打っても同じ結果になる部分は、ユーザー辞書に登録した方が効率的です。その分、他のクリエイティブな作業にリソースを振り当てられます。
正しく登録しておけば、スピードアップしてミスも無くなります。ぜひ、オリジナルのユーザー辞書をつくってみてください。
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